Google Drive als Wissensquelle — ohne Vollmacht

Als wir Google Drive angebunden haben, stand ganz am Anfang eine Entscheidung, die niemand sieht und die trotzdem alles prägt: Wie viel Zugriff verlangen wir?

Google bietet zwei Wege an. Der bequeme heißt drive.readonly — damit dürfte unser Dienst jede Datei in deinem Drive lesen. Dann könnten wir dir einen Ordner-Abgleich bauen wie bei Dropbox: Ordner auswählen, fertig, alles darin landet in der Wissensbasis.

Wir haben den anderen genommen.

Was drive.file bedeutet

Der Bereich, den wir anfragen, heißt drive.file. Er gibt uns Zugriff auf genau die Dateien, die du selbst im Google-Fenster anklickst — und auf nichts sonst. Nicht auf den Ordner daneben, nicht auf die Steuerunterlagen, nicht auf das, was morgen dazukommt.

Das ist kein Versprechen in unseren AGB, sondern die Form der Vollmacht, die du erteilst. Selbst wenn wir wollten, könnten wir nicht mehr sehen. Für einen Chatbot, der ein paar Handbücher beantworten soll, ist das der richtige Zuschnitt.

Der Preis dafür ist Bequemlichkeit: Es gibt bei Drive keinen Ordner-Abgleich. Neue Dateien erscheinen nicht von selbst, du wählst sie aus. Dafür weißt du jederzeit genau, was der Bot kennt — eine Liste, die du in zwei Sekunden überblickst.

Und noch etwas hing daran: drive.readonly gilt bei Google als „eingeschränkter Bereich”. Anwendungen, die ihn nutzen und Inhalte auf eigene Server holen, müssen jedes Jahr eine kostenpflichtige Sicherheitsbegutachtung durch einen zugelassenen Prüfer bestehen. Diese Kosten stecken am Ende im Preis — oder der Anbieter spart sie sich und fragt trotzdem den weiten Zugriff ab. Uns war der schmale Weg lieber.

Google Docs sind der interessantere Fall

Ein Google-Dokument ist keine Datei im gewohnten Sinn. Es gibt kein PDF, keine .docx — der Inhalt liegt in Googles eigener Struktur. Man kann es nur exportieren.

Genau das tun wir: Wir holen Google Docs als reinen Text. Und das ist für einen Chatbot nicht der Notnagel, sondern der bessere Weg. Ein PDF muss erst zerlegt werden: Spalten, Kopfzeilen, Seitenumbrüche mitten im Satz, Tabellen, die beim Auslesen zu Zeichensalat werden. Reiner Text hat diese Probleme nicht. Wer seine Handbücher ohnehin in Google Docs pflegt, bekommt damit die sauberste Wissensbasis, die wir kennen — sauberer als jedes exportierte PDF derselben Datei.

Tabellen und Präsentationen lassen wir bewusst liegen. Nicht aus Faulheit: Eine Tabelle zerfällt beim Zerlegen in Zahlenreihen ohne Zusammenhang, und ein Bot, der eine Tabelle halb versteht, ist gefährlicher als einer, der sie gar nicht kennt.

Wie es sich anfühlt

Verbinden, „Dateien auswählen”, im Google-Fenster anklicken. Der erste Abgleich läuft sofort — bei einem zweiseitigen PDF vergehen etwa sieben Sekunden, bis der Bot es beantworten kann.

Danach hält ein Cron die Auswahl nach: Änderst du eine Datei, wird sie neu eingelesen und die alten Textabschnitte verschwinden. Löschst du sie in Drive oder nimmst sie aus der Auswahl, verlässt sie die Wissensbasis. In deinem Drive ändert sich dabei nie etwas — wir lesen, mehr nicht.

Verfügbar ab dem Tarif Standard, wie der Dropbox-Ordner auch. Beides lässt sich kombinieren: Handbücher aus Drive, Preislisten aus einem Dropbox-Ordner, dazu die Website — der Bot antwortet aus allem und nennt jeweils die Quelle.

Was wir dabei über uns selbst gelernt haben

Beim Testen ist uns etwas aufgefallen, das nichts mit Drive zu tun hatte: Unser Test-Chat suchte Antworten über alle Projekte einer Organisation und filterte erst danach. Wer wie eine Agentur fünf Bots in einem Konto betreibt, bekam dort „dazu habe ich nichts” — während das eingebettete Widget dieselbe Frage korrekt beantwortete.

Das Werkzeug, mit dem man die Qualität seines Bots beurteilt, hat also schlechter gemessen als die Wirklichkeit. Gefunden haben wir es nur, weil wir mit echten Dokumenten getestet haben statt mit einer Demo. Behoben ist es seit dem 23. September.

Google Drive verbinden · Docs: Schritt für Schritt