Dropbox-Ordner als Wissensquelle im Chatbot

Der unangenehmste Fehler eines Chatbots ist nicht der, bei dem er sagt: „Das weiß ich nicht.” Der unangenehmste ist der, bei dem er sehr sicher die Preisliste vom letzten Frühjahr vorliest.

So entsteht er: Jemand lädt im Januar ein PDF hoch. Im April ändern sich die Preise, im Juni kommt ein Kapitel dazu, im September zieht die Kollegin um, die das PDF gepflegt hat. In der Dropbox liegt längst die aktuelle Fassung — im Bot die alte. Niemand hat etwas falsch gemacht. Es hat nur niemand daran gedacht, dieselbe Datei ein zweites Mal hochzuladen.

Der Ordner als Quelle, nicht die Datei

Seit dieser Woche kannst du bei Mignuti Chatbot einen Dropbox-Ordner verbinden statt einzelne Dateien hochzuladen. Danach gilt: Was im Ordner liegt, weiß der Bot.

• Neue Datei im Ordner → wird eingelesen.
• Geänderte Datei → wird neu eingelesen, die alten Textabschnitte verschwinden.
• Gelöschte Datei → verschwindet auch aus der Wissensbasis.

Der Abgleich läuft täglich, wöchentlich, monatlich oder nur auf Knopfdruck — du entscheidest, wie frisch es sein muss. Und du pflegst deine Dokumente dort, wo dein Team sie ohnehin pflegt.

Was wir sehen — und was nicht

Bei der Einrichtung entsteht in deiner Dropbox der Ordner Apps/Mignuti Chatbot. Nur diesen sehen wir. Nicht deine Buchhaltung, nicht die Urlaubsfotos, nicht den Rest deiner Ablage. Technisch ist das keine Selbstbeschränkung aus gutem Willen, sondern die Bauart: Die Freigabe, die du erteilst, reicht nicht weiter.

Zweitens lesen wir ausschließlich. In deiner Dropbox wird nichts geschrieben, nichts verschoben, nichts gelöscht — auch dann nicht, wenn du ein Dokument bei uns aus der Wissensbasis wirfst. Löschen wirkt bewusst nur in eine Richtung:

Du löschst …	… in Dropbox	… in der Wissensbasis
Datei in Dropbox	weg	verschwindet beim nächsten Abgleich
Dokument bei uns	bleibt liegen	weg, und kommt nicht zurück

Der letzte Punkt klingt nach einer Kleinigkeit, ist aber der Unterschied zwischen einem nützlichen und einem nervigen Werkzeug. Ohne ihn käme jedes Dokument, das du aussortierst, beim nächsten Durchlauf zurück.

Grenzen, die wir lieber vorher nennen

Formate: PDF, TXT und Markdown, bis 25 MB je Datei. Tabellen, Präsentationen und Bilder bleiben liegen — nicht aus Bequemlichkeit, sondern weil sie sich schlecht in sinnvolle Antwortabschnitte zerlegen lassen. Eine Tabelle, die der Bot halb versteht, ist schlimmer als eine, die er gar nicht kennt. Word und ODT sind vorbereitet und kommen, sobald der Dokumenten-Parser dafür steht.

Menge: Es gilt dieselbe Dokumentgrenze wie beim Upload. Ein Ordner mit 4.000 Dateien wird nicht heimlich zur Kostenfalle — ist die Grenze erreicht, sagt die Quelle „Grenze erreicht” und liest nicht weiter.

Tarif: Ab Standard. Jeder Abgleich lädt Dateien herunter und rechnet Einbettungen neu; das steckt nicht im Einstiegstarif.

Und Google Drive?

Gibt es ebenfalls — mit einem bewusst anderen Zuschnitt: Statt eines ganzen Ordners wählst du einzelne Dateien aus, und nur die bekommen wir zu sehen. Google Docs lesen wir dabei als Text ein, was für einen Chatbot sogar der bessere Weg ist als ein PDF. Mehr dazu im eigenen Artikel zu Google Drive.

Wann sich das lohnt

Nicht immer. Wenn dein Bot auf drei PDFs sitzt, die sich nie ändern, ist Hochladen weiterhin der kürzere Weg. Interessant wird die Verbindung, sobald jemand anderes die Dateien pflegt als die Person, die den Bot betreut — die Produktabteilung, das Sekretariat, die Agentur. Genau dort entsteht die Lücke, in der der Bot monatelang die Fassung vom letzten Frühjahr vorliest.

Dropbox verbinden · Docs: Schritt für Schritt